Wir kennen es doch alle, tausend Dinge wären zu erledigen, im Kopf spucken Deadlines und Listen herum und am Ende des Tages sitzen wir da und haben genau NICHTS erledigt. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Vor allem wenn man Homeoffice betreibt, wie ich zum Beispiel, kann es durchaus schnell mal passieren, dass man sich ablenken lässt von Kleinigkeiten. Weitere Gründe für Zeitmangel sind dann oft Vergesslichkeit, eine chaotische Arbeitsweise und eine schlechte Planung.
Zeitmanagement ist in der heutigen Zeit das A-O, egal ob im Beruf, beim Studium oder im Privatleben.
Hier meine Tipps zum ultimativen Zeitmanagement:
Getting Things Done- Methode
Ganz simpel, packen Sie es einfach an. Mir hat zB. das Buch von David Allen sehr geholfen meinen Tag zu strukturieren und Aufgaben zu erfassen und nach Dringlichkeit zu sortieren. Jeden Morgen notiere ich mir alle Aufgaben und ordne sie. Dabei stehen wichtige Dinge, die wenig Zeit in Anspruch nehmen ganz oben, Aufgaben die zwar dringend sind, aber mehr Zeit brauchen, etwas weiter unten. Auch Emails werden zu festgelegten Zeiten gecheckt und beantwortet. So ist gewährleistet, dass man nicht dauernd aus seiner Tätigkeit herausgerissen wird.
Die NOT-TO-DO-List
Klingt auf den ersten Blick unlogisch, macht aber Sinn. Schreiben Sie sich jeden Tag eine Liste mit Dingen, in die Sie an diesem Tag keine Zeit investieren. Das könnte zum Beispiel der Kaffeeplausch mit einer Kollegin sein, oder das regelmäßige Kontrollieren der Nachrichten oder sozialen Medien. Damit haben Sie zumindest schon einmal einen Reminder und können sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.
Delegieren Sie
Man muss nicht immer alles selber machen. Vor allem wenn es um Tätigkeiten geht, die einem selbst nicht liegen macht es Sinn diese aus der Hand zu geben. Es gibt mittlerweile genügend Online-Anbieter, virtuelle Assistenten, über die Sie Arbeiten delegieren können und abarbeiten lassen können. Somit können Sie sich auf Ihre Stärken und Kernkompetenzen konzentrieren. Delegation ist ein wichtiger Schritt zu einem ultimativen Zeitmanagement. Meist fällt es schwer, Aufgaben abzugeben und zu vertrauen, aber Sie werden schon nach kurzer Zeit sehen, wie entlastend und vor allem auch zeitsparend Delegation sein kann.
Betreiben Sie Monotasking
Multitasking ist in unserer schnelllebigen Zeit ein mittlerweile weit verbreiteter Begriff. Fast jeder kennt ihn. Und viele versuchen sich auch darin, verschiedene Aufgaben parallel zu verrichten. Meist klappt das nicht besonders gut. Multitasking ist oftmals die Ursache für Fehler und Stress. Deshalb gebe ich Ihnen den Tipp, machen Sie das Gegenteil. Betreiben Sie Monotasking und arbeiten Sie Aufgabe für Aufgabe konzentriert nacheinander ab.
Definieren Sie Ziele
Ziele sind Ihre Freunde. Sie sollten Ihre Ziele auf jeden Fall schriftlich abbilden und auch regelmäßig adaptieren. Dabei können Sie Tages,- Monats und Jahresziele verfassen. Organisieren Sie sich dazu auch täglich Ihre To-Do-List. In dieser sollten Sie auch Pufferzeiten für ungeplante Störungen und auch Ruhezeiten mit einfließen lassen.
Last but not least, in der Ruhe liegt die Kraft
Der Zeitmanagementexperte Lothar Seiwert empfiehlt täglich eine „stille Stunde“ einzuplanen. Da die höchsten Konzentrationsleistungen allgemein zwischen 9 und 10 und 18 und 20 Uhr erzielt werden können, sollte man daher die „A-Aufgaben“ in diesem Zeitraum erledigen. Leiten Sie ihr Telefon, wenn möglich während der „stillen Stunde“ um und kümmern Sie sich später um die Rückrufe. Lernen Sie zudem zu zusätzlichen unnötigen Aufgaben höflich, aber bestimmt „Nein“ zu sagen. Damit schützen Sie sich vor Zeitdieben.
Mit einem guten Zeitmanagement werden Sie ihre beruflichen sowie auch Ihre persönlichen Ziele unter einen Hut bekommen. Effizienz in der Zeitplanung bedeutet weniger Stress und erhöht die Lebensqualität.