für die Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten

Viele meiner Klienten fragen mich im Erstgespräch wie wir eine Zusammenarbeit organisieren können, die effizient funktioniert. Und die dem Kunden die Sicherheit bietet, dass seine delegierten Aufgaben rasch erledigt werden.

Hier kommen meine Top 7 der wichtigsten Tools:

1. Wunderlist:

Mein absoluter Favorit wenn es um Organisation geht. Man kann ganz wunderbare To-Do Listen erstellen. Toll finde ich, dass man ganz leicht Dokumente, Videos oder Sprachnachrichten anhängen kann oder dem Assistenten Notizen hinterlassen kann. Man sieht auch sofort wenn eine Aufgabe erledigt wurde. Bzw. der Assistent kann auch problemlos Feedback geben ob er noch Informationen benötigt. Einige Features sind kostenpflichtig, aber auch die kostenfreie Version hat mich bereits überzeugt durch die tolle Usability
.

2. Skype:

absolut unerlässlich in der Kommunikation mit Kunden. Auch wenn man jetzt nicht gerade ums Eck sitzt, kann man sich mal sehen und Gedanken austauschen. Vor allem für den Erstkontakt mit dem virtuellen Assistenten finde ich Skype ganz gut. So kann man einen ersten Eindruck bekommen ob die Chemie zwischen Auftraggeber und Assistenten passt und wichtige Fragen zu Projekten abklären.

3. Trello:

ist ein schlankes Tool, eine Art Whiteboard, mit dem man seine Projekte gut strukturieren kann. Ich mag es gerne da es nicht so aufgeblasen ist und mir einen guten Überblick über ToDo’s gibt. Außerdem ganz vorteilhaft da man Trello ganz gut mit externen Anbietern wie zum Beispiel Zapier verbinden kann.

4. Evernote:

erhöht ebenfalls die Produktivität und ist Ideensammler, Sortierer und Organisierer zugleich. Vor allem in Kombination mit anderen Tools ein unverzichtbares Instrument im Bearbeiten von Dokumenten. Für die Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten eine sehr gute Möglichkeit um Projekte zu organisieren.

5. Fastbill:

super um die Buchhaltung zu automatisieren, Angebote zu legen, Projekte zeitlich zu erfassen und abzurechnen. Vor allem finde ich das Preis/Leistungsverhältnis sehr gut.

6. LastPass:

ist ein feines Tool um eine Datenbank mit Passwörtern anzulegen. Diese können Geräteunabhängig genutzt werden und man kann seinem virtuellen Assistenten bestimmte Passwörter freigeben. Die freigegebenen Passwörter können mit einem Klick auch wieder entzogen werden.

7. Last but not least: Shoeboxed.com

Man schickt dort einfach seine Eingangsrechnungen und Visitenkarten hin, und der Service scannt die Sachen nicht nur ein, sondern liest auch gleich systematisch die Daten aus, so dass kein Abtippen durch die Buchhaltung mehr nötig ist.

Dies war ein grober Überblick über die Tools die ich mit meinen Assistenten gemeinsam nutze um unsere Klienten perfekt zu betreuen. Selbstverständlich gibt es noch viel mehr Tools. Doch diese würden den Rahmen des Beitrages sprengen.